Styrets årsberetning for 2021

Foto: Nina Rangøy

Asplan Viak AS er et av landets største rådgivingsselskaper innen plan-, arkitektur- og ingeniørfag. I mer enn 60 år har selskapet levert tverrfaglig rådgivning og analyser til offentlig og privat virksomhet.

Asplan Viak er heleid av Stiftelsen Asplan. Stiftelsen har som formål å sikre selskapets kontinuitet og utvikling, samt å bidra positivt til samfunnsutviklingen. Gjennom sitt eierskap skal stiftelsen fremme Asplan Viak-konsernets langsiktige økonomiske resultater, og en positiv miljømessig og samfunnsmessig effekt av virksomheten.

Selskapet rapporterer på en trippel bunnlinje med tydelige mål for økonomiske resultater, samt miljømessige og samfunnsmessige effekter av driften. I tråd med formålet til Stiftelsen Asplan skal overskuddet fra driften av Asplan Viak primært forvaltes av og investeres i selskapet.

Asplan Viak har forretningsadresse i Bærum, og virksomheten er organisert som et konsern med morselskapet Asplan Viak AS og tre datterselskap: Norplan AS, Asplan Viak Engineering AS og Asplan Viak AB.

Asplan Viak er en kunnskapsorganisasjon med nær 1200 medarbeidere som er til stede i hele Norge fordelt på 32 kontorsteder.

Stein Hamre Arkitektkontor AS ble kjøpt og innfusjonert i 2021, og styrker posisjonen til Asplan Viak på Helgeland og i Lofoten.

Strategien ble gjennomarbeidet i 2020 der Asplan Viak jobber for å befeste en unik posisjon som et verdidrevet, fremoverlent og samhandlende selskap, med ambisjon om å være den fremste arena for samfunnsutvikling. Det er etablert en metodikk for måling av resultat mot strategiske markedsmål gjennom oppdrag, hvor det er jobbet dedikert for å nå resultat mot trippel bunnlinje.

Kjennskap- og omdømmeundersøkelsen bekrefter at selskapet har et godt omdømme i markedet. Asplan Viak rangeres som nummer en på flere viktige fagområder.

Selskapet har i 2021 hatt en moderat vekst, lønnsom drift og positiv likviditet. Året har vært preget av pandemien.

Det er jobbet godt med organisasjonsutvikling gjennom hele året, og medarbeiderundersøkelsen gir en høy score på arbeidsglede og lojalitet.

Juridisk og finansiell stilling

Selskapet har oppnådd tilfredsstillende vekst i 2021, på tross av usikkerheten i markedet og i samfunnet som helhet.

Driftsinntektene har økt med 4,3 % til en samlet omsetning i 2021 på 1 605 mill. kroner (1 539 mill. kroner i 2020) og årsresultatet for 2021 ble 16 mill. kroner (29 mill. kroner i 2020).

Ved utgangen av 2021 hadde konsernet 668 mill. kroner (628 mill. kroner i 2020) i omløpsmidler og 393 mill. kroner (370 mill. kroner i 2020) i kortsiktig gjeld. Konsernet har ingen langsiktig gjeld.

Dette gir en likviditetsgrad på 1,7 (1,7 for 2020) for konsernet, som vurderes som tilfredsstillende.

Egenkapitalen ved utgangen av 2021 utgjorde 364 mill. kroner (349 mill. kroner i 2020) av en totalkapital på 757 mill. kroner (719 mill. kroner i 2020). Dette tilsvarer en egenkapitalandel på 48,1 % (48,5 % i 2020).

Selskapet har hatt en netto positiv kontantstrøm fra operasjonell aktivitet på 56 mill. kroner. Selskapet har kunder med høy betalingspålitelighet.

Selskapets kontrakts risiko vurderes som moderat. En stor grad av omsetningen kommer fra de norske standardkontraktene NS8401 og NS8402, hvor honorar faktureres månedlig.

Selskapet har foretatt en vurdering av hvordan endringer i teknologiske og juridiske rammebetingelser vil påvirke Asplan Viaks kontraktsrisiko, forretningsmuligheter og strategi for digital utvikling fra et juridisk perspektiv.

Virksomhetens største risikoer er knyttet til usikkerhet i markedene, tilgang til ressurser med riktig kompetanse og profesjonell gjennomføring av oppdragene med høy kvalitet. Oppdragsledelse og eierstyringen er styrket i 2021.

Asplan Viak ble i 2021 revidert og re-sertifisert etter ISO 9001:2015 Ledelsessystemer for kvalitet og ISO14001:2015 Ledelsessystem for miljø. Selskapet har et etablert rammeverk for oppdragsledelse som sikrer kvalitet og måloppnåelse i alle oppdrag, og arbeider systematisk med kontinuerlig forbedring.

Det er styrets oppfatning at resultatregnskapet som er lagt fram og balansen med tilhørende noter gir et riktig bilde av driften i 2021 og den finansielle stillingen ved årsskiftet. I henhold til regnskapslovens § 3-3a bekrefter styret at grunnlaget for fortsatt drift er til stede. Årsregnskapet for 2021 er utarbeidet i samsvar med dette.

Miljø og samfunnsansvar

Bærekraft er en integrert del av virksomheten og et element i alle Asplan Viaks beslutninger fra rekruttering og kompetanseutvikling, via innkjøp og driftsrutiner til prioriteringer i salg, strategiske partnerskap og samfunnskontakt.

Asplan Viaks viktigste bidrag til en bærekraftig samfunnsutvikling ivaretas gjennom oppdragene som utføres, og selskapet har satt vekstmål for tjenesteområder der Asplan Viak er i posisjon til å bidra og vil ta et særlig ansvar.

I innovasjonsprosjekter og i oppdrag er det videreutviklet verktøy for klimaregnskap og beregninger av LCA (livssyklusanalyse), og bærekraftige løsninger knyttet til grunnvarme, overvann og solenergi.

I 2021 har selskapet gitt vesentlige bidrag til utvikling og kunnskapsdeling i nettverk for klima og bærekraft; Skift, Klimapartnere, United Nations Global Compact (UNGC) og Ingeniører uten grenser. I samarbeid med andre aktører i Skift er det foreslått tiltak for bærekraftig byutvikling, som er presentert i flere sammenhenger. Fire medarbeidere deltok i UNGC Norges innovasjonsprogram for unge talenter. Programmet har som mål å oppmuntre til nytenkning og innovative løsninger som er forankret i bærekraftsmålene. I forbindelse med FNs toppmøteuke presenterte de ideen sin om bærekraftsrapportering på Young SDG Innovators Summit.

Et annet viktig fokus er miljømessige og samfunnsmessige effekter av egen drift. Selskapet har en stadig forbedring i sitt klimafotavtrykk per omsetning og årsverk siden 2016 og bruker eget klimaregnskap aktivt i miljøstyring.

Totalt hadde Asplan Viak i 2021 et klimafotavtrykk på 4852 tonn CO2-ekvivalenter. I totalverdi er klimafotavtrykket for 2021 ca 3 % lavere sammenliknet med 2020.

Aktiviteten i både 2020 og 2021 var betydelig preget av pandemien, spesielt i form av redusert reiseaktivitet.

Drift av kontorlokaler er den største posten i klimaregnskapet for Asplan Viak. De største bidragene er leiekostnader (47 %) og energibruk til drift av lokalene (31 %). Kontorenes energiløsninger, størrelse og lokalisering er derfor viktige faktorer for å redusere klimafotavtrykket ytterligere. Styret viser også til bærekraftsrapport og klimaregnskap i årsrapport som er tilgjengelig på selskapets nettside.

Styrets arbeid

Selskapet formaliserte i 2021 sin ambisjon om å levere resultat på tre bunnlinjer. Gode økonomiske resultat over tid er en forutsetning for Asplan Viaks videre vekst og utvikling av både medarbeidere og samfunn. I tillegg vil selskapet måle hvordan organisasjonen, gjennom aktiviteter og oppdrag, er med på å påvirke sine omgivelser på en positiv og bærekraftig måte.

Styret har fulgt utviklingen tett i løpet av året, der de økonomiske resultat dessverre ikke har utviklet seg som ønsket. Styret har støttet de tiltak som er iverksatt for styrking av organisasjonens ledelseskapasitet, samt verktøy og systematikk rundt oppdragsledelse, rapportering og oppfølging.

Det har også blitt lagt ned betydelig innsats i oppgradering av systemer for virksomhetsstyring. Mye godt arbeid er blitt gjort og en positiv effekt av dette viktige arbeidet forventes fremover.

Styret i Asplan Viak gjennomførte totalt 8 styremøter i 2021, hvorav 6 ordinære og 2 ekstraordinære. 5 av møtene ble avholdt digitalt, mens 3 kunne gjennomføres som fysiske møter.

Styret består av 7 medlemmer; 4 uavhengige, eksterne medlemmer og 3 ansattvalgte. Etter valget sommeren 2021 og ved inngangen til 2022 bestod styret av 2 kvinner og 5 menn. Den fast møtende vara var mann.

Det er tegnet forsikring for styrets medlemmer og daglig leder for mulig ansvar overfor foretaket og tredjepersoner gjennom RIF.

Organisasjon og mennesker

Stiftelse som eierform gir gode forutsetninger for langsiktig planlegging, utvikling og kontinuitet for menneskene i Asplan Viak og legger grunnlaget for faglig integritet og stort engasjement i selskapets virksomhet. Ansatte har god representasjon og direkte innflytelse på valg av styremedlemmer til selskapet og til stiftelsens styre. Det skaper engasjement at resultatene av driften, som de ansatte er med på å drive frem, tilbakeføres til selskapet. Stiftelsen Asplan ønsker at Asplan Viak AS skal være en bedrift med samfunnsengasjerte ansatte som har et bevisst forhold til de løsninger de leverer sine oppdragsgivere.

Asplan Viak har i løpet av 2021 tatt imot 125 nye ansatte, inkludert 15 ansatte fra oppkjøpet av Stein Hamre Arkitektkontor AS. Utviklingen i antall ansatte har vært flat fra 2020 til 2021, i tråd med strategien, og det er totalt 1178 ansatte ved utgangen av året.

Asplan Viak ivaretar sin aktivitets- og redegjørelsesplikt for å fremme likestilling og mangfold, og å hindre diskriminering i alle former (kjønn, seksuell orientering, graviditet, etnisitet, livssyn eller funksjonsnedsettelse). Arbeidet med mangfold reflekteres blant annet i rekrutteringsprosesser, tilrettelegging av arbeidsforhold og gjennom holdningsskapende arbeid. For øvrig vises det til selskapets års- og bærekraftsrapport som ligger tilgjengelig på www.asplanviak.no

Totalt er ca. 45 % av de ansatte i selskapet kvinner, og det har vært en økning i andel kvinner over de siste 3 årene. Styrene i Stiftelsen og i selskapet har en kvinneandel på 42 % og ledergruppen har en kvinneandel på 45 %. Andel kvinner i lederstillinger er 39%. Demografi og sammensetning av organisasjonen er stabil og tilfredsstillende. Det er en sunn aldersfordeling i Asplan Viak, og det jobbes med å styrke rekruttering fra universitet og høyskoler. Selskapet har begrenset bruk av midlertidige ansettelsesforhold. Samlet representerer de ansatte et mangfold som samsvarer godt med selskapets verdier.

Asplan Viak gjør investeringer i kompetanseutvikling blant de ansatte. De mest omfattende opplæringsaktivitetene i 2021 har vært knyttet til oppdragsledelse og lederutvikling. Fagnettverkene sikrer at ansatte kan lære og utvikle seg i samarbeid med våre fremste eksperter og på de mest spennende prosjektene, uavhengig av hvor man er lokalisert.

Arbeidsmiljøet i konsernets virksomheter er godt, og selskapet har i 2021 gjennomført en medarbeiderundersøkelse med en solid responsrate på 80 %. Dette gir et godt grunnlag for å sammenligne Asplan Viak med andre kompetansebedrifter.

Undersøkelsen viser at Asplan Viak har sterke resultater og en arbeidsglede som ligger godt over gjennomsnittet for sammenliknbare selskap. Det er også positiv utvikling på spørsmål knyttet til nærmeste leder og på spørsmål angående læring og utvikling.

Asplan Viaks arbeidsmiljøutvalg har hatt kvartalsvise møter i 2021, og det har vært gjennomført årlig gjennomgang med risikovurdering og handlingsplan, samt fysisk befaring på kontorene av lokal ledelse og stedlig verneombud. Alle medarbeidere har adgang til å registrere uønskede hendelser, tilløp til hendelser og forbedringsforslag i et lett tilgjengelig registreringssystem. 4 personer har vært utsatt for en arbeidsulykke som har medført fravær. Medarbeidere er generelt godt fornøyd med det fysiske arbeidsmiljøet. Alle kontor opplever lav risiko for at de får sykefravær eller blir utsatt for ulykker grunnet fysiske arbeidsforhold. Det er rapportert noe mer fysiske plager knyttet til hjemmekontor i 2021. Totalt sykefravær i konsernet er 5,5 % for 2021, med en økning i langtidssykefraværet, mens korttidsfravær og egenmeldt fravær er stabilt de siste tre årene. Økningen i sykefraværet er relatert til Covid-19, samt sykdom knyttet til utstrakt bruk av hjemmekontor.

Styret i Asplan Viak betrakter medarbeiderne som selskapets viktigste ressurs. Organisasjons- og medarbeiderutvikling, samt selskapets organisatoriske helse, er viktige temaer i styrearbeidet. På bakgrunn av det etablerte styret i 2020 et kompensasjons- og organisasjonsutvalg som har fungert som et forberedende og rådgivende organ for styret, samt bidratt til at styrets kompetanse og erfaring har kommet bedre til nytte for selskapets ledelse.

Marked og kunder

Selskapet har hoveddelen av sin virksomhet knyttet til offentlig sektor, til selskaper med offentlig eierskap og prosjekter med offentlig finansiering. På generell basis er dette et marked med god forutsigbarhet, tydelige rammevilkår og begrensede konjunkturvariasjoner. Etter omstruktureringer og omstilling i statlig sektor som preget 2020, var situasjonen gjennom 2021 stabil og mer forutsigbar.

Asplan Viak har oppnådd vekst i omsetning fra 2020 til 2021 i 6 av 12 strategiske markedsmål, med størst økning for privat bygg marked, vannbehandling og avløp samt transportkorridorer. Det totale bildet viser en positiv utvikling, med øket ordrereserve på ca. 16 % og en betydelig bedret margin i oppdrag.

2021 var selskapets første år med nye kundeløfter og vekt på posisjonerende kommunikasjon og omdømmebygging. Ny visuell profil ble lansert, og våren 2021 ble det gjennomført en omdømmeundersøkelse. Denne bekreftet tillit i markedet, med særlig styrke på kompetanse, innovasjon og åpenhet.

Selskapet rangeres som nummer en i omdømmeundersøkelsen på uhjulpen kjennskap innen fagområdene strategisk analyse og bærekraftig samfunnsutvikling, bærekraftig landskapsarkitektur, byggeprosjekter med høye bærekraftsmål og innovativt selskap (delt 1. plass). Selskapet assosieres sterkt med bred kompetanse, rådgivning og faglig styrke.

Nytt CRM-system er tatt i bruk og fungerer godt som grunnlag for arbeidsflyt og markedsarbeid. Gjennom 2021 er det oppnådd økt synlighet i lokal, nasjonal og faglig presse og det har vært en målrettet satsing på sosiale medier.

Som følge av ny organisering har markedsansvarlige på kontorene og regionledere fått tydeligere regionalt kundeansvar og mandat. Markedskontakt i form av fysiske møter og arrangementer har naturlig nok vært begrenset i 2021.

Asplan Viak arbeider systematisk med oppfølgning av kundetilfredshet, og har i 2021 lagt til rette for løpende tilbakemeldinger fra selskapets kunder.

Forsknings- og utviklingsarbeid

Asplan Viak har tydelige og høye ambisjoner for utvikling og deling av ny innsikt, med målsetning om å investere 3,5 % av selskapets omsetning i innovasjon og FoU.

Tidlig i 2021 ble det etablert en innovasjonsportal for å fange opp og dele ideer, resultater og erfaringer. Det har gjennom året vært et stort tilfang av initiativ i alle divisjoner, fra forbedring av eksisterende tjenester til ideer om nye tjenester og forretningsmodeller.

I tillegg til aktiviteten som skjer gjennom innovasjonsportalen, skjer faglig utvikling og forbedring av eksisterende tjenester både i prosjekter og gjennom fagnettverk.

Asplan Viak er også partner i en rekke FoU-prosjekter med akademiske partnere og ekstern finansiering fra NFR og EU. I 2021 startet prosjektet «INTO-ZERO, Integrert planlegging av nullutslippsområder» opp, et 3 årlig forskningsprosjekt ledet av Asplan Viak, med 11 partnere fra offentlig og privat sektor.

Teknologi

Teknologi er et virkemiddel i strategien med tre hovedområder:

Digital innovasjon og nye forretningsmodeller
Forvaltning av data
IT-arkitektur som gir grunnlag for skalerbar tjenesteutvikling

Selskapet har hatt stabil drift uten alvorlige sikkerhetshendelser gjennom 2021. ISO27001 statusanalyse ble gjennomført i desember. Vurdering er at teknisk sikkerhet er god.

Selskapet har arbeidet systematisk med bredden av forretningssystemer og forbedret stabilitet, brukervennlighet, pålitelighet og dataintegritet.

Covid-19

I 2021 var store deler av året preget av pålagt bruk av inngripende tiltak mot arbeidslivet, som har ført til begrenset mobilitet og utstrakt bruk av hjemmekontor.

Beredskapsgruppen bestående av nøkkelpersonell i stabsfunksjonene har vært i beredskap gjennom hele pandemien, og har håndtert vurdering og implementering av tiltak lokalt og nasjonalt. Innenfor rammer av tiltak og smittevernregler er fleksibilitet i bruk av kontorlokaler og forretningskritiske aktiviteter prioritert foran samlinger og reiseaktivitet. Det er også tilrettelagt for innkjøp av kontorutstyr for hjemmekontor for alle ansatte.

Det er ikke rapportert om jobbrelatert smitte i Asplan Viak av Covid-19, og selskapet har ikke permittert eller nedbemannet som direkte følge av pandemien.

Selskapets utvikling

I en verden som er i rask utvikling kreves det at selskap både har evne til å endre seg og til å levere langsiktig og bærekraftig verdi for kundene og samfunnet. Styret er svært tilfreds med den innsats som gjøres for å levere på Asplan Viaks strategi som reflekterer høye ambisjoner for selskapet.

Asplan Viak vil fortsette med å bidra til en bærekraftig samfunnsutvikling gjennom de oppdragene som utføres og ha fokus på alle tre bunnlinjer. Det er målsettingen å vokse mest innenfor områder med størst betydning for bærekraft og der Asplan Viak har spesielt gode forutsetninger for å bidra med sin kompetanse og erfaring.

Styret takker ansatte for meget god innsats gjennom et krevende år.

Sandvika, 27. april 2022