Styrets årsberetning for 2023

Asplan Viak AS er et av landets største rådgivingsselskaper innen plan-, arkitektur- og ingeniørfag. I mer enn 60 år har selskapet levert tverrfaglig rådgivning og analyser til offentlig og privat virksomhet.

Asplan Viak er heleid av Stiftelsen Asplan. Gjennom sitt eierskap skal Stiftelsen sikre selskapets kontinuitet og utvikling, samt positivt bidrag til samfunnsutviklingen.

Selskapet rapporterer i samsvar med Stiftelsens forventninger på en trippel bunnlinje med tydelige mål for økonomiske resultater, samt miljømessige og samfunnsmessige effekter av virksomheten. I tråd med formålet til Stiftelsen Asplan skal overskuddet fra driften av Asplan Viak primært forvaltes av og investeres i selskapet.

Asplan Viak har forretningsadresse i Bærum, og virksomheten er organisert som et konsern med morselskapet Asplan Viak AS og to datterselskap: Norplan AS og Asplan Viak Engineering AS.

Asplan Viak er en kunnskapsorganisasjon med 1298 medarbeidere fordelt på 32 kontorsteder i hele Norge.

I samsvar med gjeldende strategi ønsker Asplan Viak å befeste en unik posisjon som et verdidrevet, fremoverlent og samhandlende selskap, med visjon om å være den fremste arena for samfunnsutvikling. Selskapet har i 2023 levert på ambisiøse målsetninger knyttet til økonomi, miljø og sosial bærekraft.

Juridisk og finansiell stilling

Selskapet har i 2023 oppnådd strategiske mål på vekst og lønnsomhet med forsterket ordrebok, likviditet og balanse.

Dette er svært tilfredsstillende ettersom 2023 også har vært preget av høy markedsusikkerhet i bygg-, anlegg- og eiendoms- (BAE) næringen.

Driftsinntektene har økt med 6,7 % til en samlet omsetning i 2023 på 1 846 mill. kroner (1 730 mill. kroner i 2022) og driftsresultatet før finans (EBIT) for 2023 ble 68 mill. kroner (53 mill. kroner i 2022). Finansinntektene økte til 15 mill. kroner som gir et resultat etter finans på 83 mill. kroner.

De gode resultatene er oppnådd gjennom profesjonalisering og effektivisering av blant annet selskapets interne rutiner, inkludert tilbudsarbeid og oppdragsledelse.

Selskapet har en likviditetsgrad på 1,8, ingen langsiktig gjeld og en egenkapitalandel på 50,6% ved utgangen av 2023. Dette er en forbedring fra tidligere år og en svært tilfredsstillende situasjon. Selskapet har kunder med høy betalingspålitelighet og en oppdragsportefølje med lav økonomisk risiko.

Virksomhetens største risikoer er knyttet til usikkerhet i markedene, tilgang til ressurser med riktig kompetanse og profesjonell gjennomføring av oppdragene med høy kvalitet.

Selskapets kontraktsrisiko vurderes som moderat. En vesentlig del av omsetningen kommer fra oppdrag basert på de norske standardkontraktene NS8401 og NS8402, hvor honorar faktureres månedlig.

Asplan Viak ble også i 2023 revidert etter ISO 9001:2015 Ledelsessystemer for kvalitet og ISO 14001:2015 Ledelsessystem for miljø. Revisjonen bekrefter at ledelsessystem for kvalitet og miljø er modent og at det jobbes godt med intensjonen i ISO-standardene for kvalitets- og miljøledelse. Selskapet jobber systematisk med forbedringer og er oppdatert på sine omgivelser, risiko og muligheter.

AVis ble etablert som Asplan Viaks interne styringssystem i 2023. Systemet samler selskapets styrende dokumentasjon og gjør den tilgjengelig for alle ansatte.

Effekten av langsiktig forbedringsarbeid vises i 2023 ved nok et år med reduserte tap, få klagesaker og stabilt høy kundetilfredshet. Antallet forsikringssaker per årsverk er lavere enn bransjen og Asplan Viak hadde ingen nye rettsprosesser i 2023. Målrettet miljøarbeid ble også fremhevet som positivt i ekstern revisjon.

Asplan Viak har i 2023 drevet i tråd med gjeldende lover og reguleringer, FN’s prinsipper for ansvarlig næringsliv og selskapets prinsipper for god forretningsskikk.

Det er styrets oppfatning at resultatregnskapet som er lagt fram og balansen med tilhørende noter, gir et riktig bilde av driften i 2023 og den finansielle stillingen ved årsskiftet. I henhold til regnskapslovens § 3-3a bekrefter styret at grunnlaget for fortsatt drift er til stede. Årsregnskapet for 2023 er utarbeidet i samsvar med dette.

Miljø og samfunnsansvar

Det arbeides systematisk med å sikre markedsposisjoner, bygge kompetanse og gjennomføre oppdrag som har høy effekt på bærekraft hos kunden og på samfunnet som helhet.

Selskapets eget klimafotavtrykk måles gjennom eget klimaregnskap, og det største bidraget er egen kontordrift. Det har vært en positiv utvikling i andel kontorer med energimerket A eller bedre og sammen med en effektivisering av kontorarealer og tiltak knyttet til innkjøp bidrar dette til redusert CO2 utslipp i 2023.

Selskapet har et mål om å være en kompetansebasert og lærende organisasjon som aktivt utvikler og deler ny kunnskap, og 3,5% av selskapets omsetning er dedikert til innovasjon og FOU.

Styret viser også til bærekraftsrapport og komplett klimaregnskap som er tilgjengelig på selskapets nettside.

Selskapet er underlagt åpenhetsloven (lov 18.06.2021 nr. 99 om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold), herunder plikten til å redegjøre for aktsomhetsvurderinger. Redegjørelsen er tilgjengelig på selskapets nettsider.

Styrets arbeid

Styret i Asplan Viak gjennomførte totalt tolv styremøter i 2023, hvorav syv ordinære og fem ekstraordinære. Fem møter ble avholdt digitalt.

Styret har i 2023 bestått av syv medlemmer: fire uavhengige, eksterne medlemmer og tre som er valgt av og blant de ansatte. I tillegg deltar en vararepresentant for ansattvalgte i alle møter. Etter valget sommeren 2023 og ved inngangen til 2024 bestod styret av to kvinner og fem menn. Den fast møtende vara var kvinne. Per dags dato har styret seks medlemmer: tre uavhengige, eksterne medlemmer og tre som er valgt av og blant de ansatte.

Det er tegnet forsikring for styrets medlemmer og daglig leder for mulig ansvar overfor foretaket og tredjepersoner gjennom RIF.

Organisasjon og mennesker

Stiftelse som eierform gir gode forutsetninger for langsiktig planlegging, utvikling og kontinuitet for de ansatte i Asplan Viak. Disse har god representasjon og direkte innflytelse på valg av styremedlemmer til selskapet og Stiftelsen. Det skaper engasjement at resultatene av driften, som de ansatte er med på å drive frem, tilbakeføres til selskapet.

Asplan Viak har i løpet av 2023 vokst med 72 ansatte til totalt 1298 ved utgangen av året. Selskapet har lyktes godt med sin satsning på rekruttering og introduksjon av nyutdannede fra universiteter og høyskoler.

Asplan Viak er en arbeidsplass som er opptatt av å gi like muligheter, uavhengig av kjønn, seksuell orientering, graviditet, etnisitet, livssyn eller funksjonsnedsettelse samt å fremme likestilling og mangfold. Dette reflekteres i selskapets rekrutteringsprosesser, tilrettelegging av arbeidsforhold og gjennom holdningsskapende arbeid. For øvrig vises det til selskapets aktivitets- og redegjørelsesplikt.

Totalt er 47,5 % av de ansatte i selskapet kvinner, andelen har vært stabil de siste årene. Andel kvinner i lederstillinger er 45 % og ledergruppen har en kvinneandel på 56 %. Ved utgangen av året var kvinneandelen i styret for Stiftelsen 60% og 27% for selskapet. I 2024 skal det gjennomføres valg av nytt aksjonærvalgt medlem og medlem valgt av og blant de ansatte til styret i selskapet. Kvinneandelen i selskapets styre vil bli styrket etter valgene. Demografi og sammensetning av organisasjonen er stabil og tilfredsstillende.

Asplan Viak investerer i kompetanseutvikling blant de ansatte, og de mest omfattende opplæringsaktivitetene i 2023 var knyttet til oppdragsledelse. Videre var det høy aktivitet i fagnettverkene hvor ansatte kan lære og utvikle seg i samarbeid med våre fremste eksperter og i de mest spennende prosjektene, uavhengig av hvor man er lokalisert. Eksempelvis har bærekraft og ombruk stått sentralt innen kompetanseheving. Som nytt i 2023 har også Asplan Viaks kompetanse blitt gjort tilgjengelig eksternt, over 100 arkitekter deltok på Norske arkitekters landsforbund (NAL) og Asplan Viaks «Grunnkurs for bærekraftig Prosjektering».

Arbeidsmiljøet i konsernets virksomheter er godt. Medarbeiderundersøkelsen viste i 2023 gode og stabile resultater for året, og det kan trekkes fram gode scorer på arbeidsglede og lojalitet.

Det jobbes systematisk med videreutvikling også av det fysiske arbeidsmiljøet. Både gjennom fysiske vernerunder på alle kontorer og en digital arbeidsmiljøundersøkelse. I tillegg benyttes informasjon fra avvikssystemet, medarbeiderundersøkelsen og tilbakemeldinger fra mål- og utviklingssamtaler med den enkelte ansatte for å kartlegge arbeidsmiljøet. Basert på de årlige kartleggingene oppleves det fysiske arbeidsmiljøet som godt, og det er lav risiko for sykefravær eller ulykker grunnet fysiske arbeidsforhold.

Totalt akkumulert sykefravær i konsernet er 5,5% for 2023, som er en signifikant nedgang fra 2022 (6,4%).

Styret i Asplan Viak betrakter medarbeiderne som selskapets viktigste ressurs. Organisasjons- og medarbeiderutvikling, samt selskapets organisatoriske helse, er viktige temaer i styrearbeidet.

Marked og kunder

Asplan Viaks kundeprofil er stabil, med en hovedvekt på offentlige kunder og sluttkunder. Dette er kundegrupper med lav risiko, og Asplan Viak oppnår høy kundetilfredshet og kundelojalitet.

Selskapets markeder er fortsatt påvirket av at høy inflasjon og økt rentenivå bremser investeringsviljen. Dette fører til økt konkurranse og prispress, samtidig som det i noen grad er økt konkurranse fra teknologiaktører.

Selskapet har oppnådd 16,8% vekst i ordrereserve i 2023 og avsluttet året med rekordhøyt nivå på 43,9 uker ordrereserve pr. ansatt. Det har vært systematiske forbedringer i markedsarbeid og tilbudsarbeid, inkludert intern samordning av store tilbud og rammeavtaler.

I 2023 gjennomførte selskapet en tverrfaglig innsats for å styrke sin posisjon knyttet til energisektoren og for å kunne bistå eksisterende kunder med planlegging knyttet til tilgang til energi. Dette har ført til utvidet tjenestetilbud til eksisterende kunder og økt salg av selskapets kjernekompetanse til nye kundegrupper.  Tilsvarende pågående innsats knyttes til naturforvaltning, naturbaserte løsninger og klimarisiko.

Selskapet er godt posisjonert for å kunne bistå sine kunder og samfunnet som helhet med å forstå konsekvenser og ta beslutninger. Et bærekraftig samfunn er i økende grad avhengig av at flere aktører evner å ta gode beslutninger med høyere grad av usikkerhet og flere faktorer som skal hensyntas – naturkrise, klimakrise, demografiske endringer, knapphet på energi og andre ressurser.

Styret i Asplan Viak har vært engasjert i detaljerte diskusjoner knyttet til marked og selskapets posisjon gjennom året.

Forsknings- og utviklingsarbeid

Asplan Viak har en strukturert satsing på innovasjon.
Innovasjonsarbeidet gir resultater i form av effektivisering, nye inntekts-strømmer, styrket kultur for endring, samt etablering av ny innsikt som deles eksternt og bidrar til posisjonering av selskapet

I 2023 er 3,1% av omsetningen brukt på utvikling. I stor grad har dette vært knyttet til tre digitale verktøy med til dels nye forretningsmodeller: Klimakost, Delio og Adaptive.

I tillegg pågår kontinuerlig utvikling av interne forbedringsprosjekter og effektivisering av forretningssystemer, eksempelvis løsninger for å håndtere produktsalg, automatisering av prosesser og bruk av kunstig intelligens (KI).

Forskningsprosjektet INTO-ZERO er i sin avsluttende fase. Gjennom tre års samarbeid med 12 eksterne partnere har Asplan Viak ledet arbeidet med å utvikle verktøy for planlegging og drift av nullutslippsområder. Flere verktøy selges allerede, andre er aktuelle for videreutvikling.

Teknologi

Styret har i løpet av året fått en orientering om selskapets arbeid med IT-sikkerhet, herunder risikovurdering. Det har i 2023 blitt utført en gjennomgang av selskapets IT-sikkerhet og utarbeidelse av beredskapsplan. Det er ingen negativ utvikling i risiko og heller ingen signifikante hendelser på dette området gjennom siste del av året. Styrets oppfatning er at selskapet har sikker og stabil drift, og god kontroll på risiko knyttet til virksomhetskritiske systemer.

Asplan Viak har fokus på effektiv forvaltning av eksterne fagsystemer og tilhørende data, inkludert relevante grensesnitt mot selskapets interne systemer og grunnlag for selskaps-spesifikk videreutvikling knyttet til de eksterne systemene.

2023 var også året hvor Asplan Viak satte mer fokus på KI, og styret fikk i møtet i juni en presentasjon av hvordan utviklingen innen KI påvirker selskapet og våre markeder.

Selskapets utvikling

I en verden som er i rask utvikling kreves det at selskap både har evne til å endre seg og til å levere langsiktig og bærekraftig verdi for kundene og samfunnet. Styret er svært tilfreds med den innsats som gjøres for å levere på Asplan Viaks strategi som setter høye ambisjoner for selskapet på en “trippel bunnlinje”: økonomi, miljø og samfunnsansvar.

I tråd med forventningene til eier, Stiftelsen Asplan, er det et mål for styret at Asplan Viak skal fortsette med å bidra til en bærekraftig samfunnsutvikling gjennom de oppdragene som utføres og ha fokus på alle tre bunnlinjer: økonomi, miljø og samfunnsansvar.

Det er fortsatt målsettingen at selskapet skal vokse mest innenfor områder med størst betydning for bærekraft og der Asplan Viak har spesielt gode forutsetninger for å bidra med sin kompetanse og erfaring.

Styret takker de ansatte for meget god innsats gjennom 2023.

Sandvika, 29. april 2024